Küresel anlamda 20. Yüzyılının sonlarına doğru özellikle Japonlar tarafından sistematik hale getirilerek iş dünyasına kazandırılmış olan ve kısaca 5S olarak tanımlanan metodolojik yaklaşımın çalışma hayatına pozitif yönde katkı verdiği ifade edilebilir.

İş hayatını doğrudan etkileyen ve özellikle işgücü ve malzeme kayıplarını ortadan kaldırmayı hedefleyen bu sistematik yaklaşımın sağlıklı olarak uygulanması halinde işletmelere imaj, itibar ve maddi açıdan görünen ve görünmeyen çok sayıda fayda sağladığı görülmektedir.

İş ortamlarında her şeye bir yer ve her şey yerli yerinde yaklaşımının temelini oluşturan ayıklama, düzenleme, temizlik ve standartlaşma ile disiplin başlıkları halinde tanımlanan 5S yönteminin aşamalarına yönelik bilgiler aşağıda paylaşılmıştır.

1. Ayıklama- Seiri

Seiri, öncelikle iş ortamında üretimde kullanılmak amacı ile bulunması gereken malzeme, ekipman ve cihazlar gerekli veya gereksiz şeklinde tasnif edilerek ayıklama işlemine tabi tutulur. İş yerinde sadece yapılacak işlerle ilgili gerekli olacak malzeme, ekipman ve cihazlar belirlenerek kullanılmayacak olanların iş ortamından uzaklaşması sağlanır. Bu başlık altında yapılan iş ve işlemlerin amacı, iş ortamındaki dağınıklığı ortadan kaldırmak ve olası kayıpların önüne geçmektir.

2. Düzenleme-Seiton

Seiton adımı, bu aşamada ayıklanan ve iş ortamında kalması gerekli olan malzeme, ekipman ve cihazların, kolay ulaşılabilir olması amacı ile uygun yöntemler kullanılarak tanımlanmış  yerlerde düzenli olarak tutulması sağlanır. Aynı zamanda düzenleme işlemi yapılırken çevre ve iklim koşullarından kaynaklanacak olumsuzluklara karşı da gerekli önlemler alınır.

3. Temizlik-Seiso

Seiso, iş ortamının ve iş ortamında bulunan makine, malzeme  ve cihaz gibi ekipmanların temizlenmesini ifade eder. Özellikle temizlik işleminin kurumsal anlamda kültürün bir parçası olacak şekilde düzenli ve sistematik hale getirilmesi 5S uygulamalarının başarısı için çok önemlidir. Bu başlık altında yapılacak iş ve işlemlerin amacı sadece iş ortamının güzel görünmesini sağlamak değil, aynı zamanda ekipmanların da sürekli gözden geçirilerek sorunsuz çalışmasını sağlamak ve olası arızalarının önüne geçmektir. Başka bir anlatım şekli ile bu işlem aynı zamanda önleyici faaliyetler içinde bir fırsat oluşturacaktır.

4. Standartlaştırma-Seiketsu

Seiketsu, İşletmelerin 5S uygulamalarının ilk üç aşamasında (ayıklama, düzenleme, temizlik) elde edilecekleri kazanımların sürekliliğinin sağlanması amacı ile ilgili standardizasyona gitmeleri gerekir. Standardizasyon kapsamında düzen ve temizlik işlemlerinde uyulması gereken iş ve işlemler yazılı veya görsel materyallerle tanımlanarak ilan edilmesi gerekir. Buradaki temel yaklaşım ise genel anlamı ile yapılacak iş ve işlemlerin, kişilerin isteğine bağlı kalmadan ve kalıcı olarak yürütülmesinin sağlanmasıdır.

5. Disiplin-Shitsuke

Shitsuke, 5S sistematiğinin son adımıdır. Bu aşamanın amacı, önceki dört aşamanın sürekliliğinin sağlanması kapsamında, 5S uygulamalarının çalışanların asıl işlerinin ayrılmaz bir parçası olduğunu kabul etmelerini sağlamaktır. Bu başlık altında bütünsellik açısından 5S uygulamalarından beklenen maksimum faydanın sağlanabilmesi için yürütülecek tüm iş ve işlemlerin disiplin altında yapılması gerekliliğidir.

Sistem tasarımcıları tarafından önerilen bir diğer husus ise, işletmelerin çalışanlara yönelik düzenli ve planlı eğitimlerle 5S uygulamalarının canlı ve sürekli gündemde tutulmasının sağlanması yönünde çaba göstermeleridir.

“Her şeye bir yer ve her şey yerli yerinde” yaklaşımının hayata geçirilmesi amacı ile gerçekleştirilecek çalışmaların önceliği olan 5S sistematik uygulamaları, iş hayatında bir kez yapılması gereken proje anlayışının ötesinde kurum kültürünün içerisinde yer almalı ve günlük çalışma hayatının ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmelidir.

“Yönetim sorumluluğu aldığım kurumun stratejik ortağı konumundaki küresel ölçekteki bir şirketin günde bir lokomotif üretme kapasitesine sahip ve yeni nesil olarak tanımlanan üretim tesisini ziyaret ettik.

Ziyaret esnasında on bini aşan parçadan oluşan ve ekonomik değer olarak da güncel rakamla birim adedi on milyon dolar mertebesinde olan değişik güç ve tipteki lokomotiflerin, günde bir adet olmak üzere üretimlerinin tamamlandığı ve teste gittiğini gördük.”

Geleneksel üretim anlayışını tümüyle ortadan kaldıran ve gelecekte uygulanacak üretim modelleri içinde örnek teşkil edeceğini düşündüğümüz söz konusu üretim tesisinde teknolojik olarak da desteklenen gelişmiş yönetim ve üretim sistemlerinin uygulandığını gözlemledik.

Aynı zamanda anılan yeni nesil üretim tesisinde, çalışan odaklı olarak ve verimliliği ön plana alacak şekilde düzenlenmiş çalışma ortamları ile “Her şeye bir yer ve her şey yerli yerinde” yaklaşımını da kapsayan 5S uygulamalarının etkin ve başarılı bir şekilde uygulandığına da tanıklık ettik.”

Sonuç olarak ürün ve hizmet üretimi gerçekleştiren kurum ve kuruluşlar açısından 5S sistematik yaklaşımının başarı ile uygulanması, kayıpların azaltılması ve verimlilik artışının yanında öz kaynak israfının da önüne geçilmesini sağlayacaktır.

Son söz;

• “5S uygulamaları kaliteli iş bir yeri ortamı oluştururken, çalışma konforunu da artırır.”