Bir projem veya çok iyi bir fikrim var cümlesinin, gerek iş hayatında ve gerekse gündelik yaşam sürecinde çok rastlanılan bir kavram olarak karşımıza çıktığı görülmektedir. Diğer bir anlatım şekli ile söz konusu kavramların, özellikle karşılaşılan bir sorunun çözümünde veya girişimci ve yenilikçi bir fikrin ifade edilmesinde çok sık kullanıldığı gözlenmektedir.

Sorunların kalıcı olarak çözümlenmesi ile yeni bir fikrin başarıya ulaşabilmesinde temel yaklaşım, proje mantığı ile hareket etmek gerekliliğidir. Bu durum, günün sonunda elde edilecek faydanın önceden görülebilir olmasını sağlayacağı gibi karar vericilere de önemli avantajlar kazandıracaktır. Bu bağlamda öncelikle uygulamasına karar verilen bir fikrin veya projenin anlaşılabilir hale getirilmesi gerektiğinin altı özellikle çizilmektedir.

Genel anlamıyla proje, tanımlanmış bir amacı gerçekleştirmek üzere, finans ve insan kaynakları tanımlanmış, süresi tayin edilmiş bir takvim döneminde ürün, hizmet veya sonuç elde etmek için hazırlanmış faaliyetler bütünü olarak ifade edilmektedir. Aynı zamanda proje süreçlerinin etkileyeceği ve etkileneceği tüm parametrelerin dikkate alınması ile projenin konu ile ilgili uzman ekipler tarafından yürütülmesi beklenir.

Yaygın bir uygulama olarak proje sürecini, girdilerin belirlenmesi, iş planlarının hazırlanması, üretim proses aşamaları, kontrol ve doğrulama parametreleri ile proje çıktıları olarak tanımlayabiliriz. Ayrıca projenin süresi, finans gerekliliği, başlangıç ve bitiş tarihleri ile gerçekleştirilecek faaliyetlerin zaman ölçeğinde detaylı olarak tanımlanması da gerekir.

Özellikle projenin uygulama aşamasında hazırlanacak bir iş planı, projenin hedeflenen başarıyı yakalamasında lokomotif görevi üstlenecektir. İş planlarının süreç yaklaşımına göre hazırlanması ile bir biri ile etkileşim içerisinde olacağı her aşamasının kontrol edilebilir olması da sağlanmalıdır. Bu kapsamda elde edilecek çıktıların başlangıçta belirlenen hedeflere göre kontrol edilebilir olması için de her aşamanın sonuçları ile ilgili beklentiler sayısal olarak tanımlanmalıdır.

İş planı hazırlanmadan önce, projeye esas olan iş fikrinin ve amaçlanan hedeflerin anlaşılır olmasının yanında, sahip olunan imkan ve kabiliyetlerin yeterliliğinin sorgulanması, rakiplerin durumu, pazar analizi ile müşteri istek ve beklentileri gözden geçirilmelidir. Aynı zamanda proje bütünsel anlamda fayda maliyet esasına göre değerlendirilerek elde edilecek çıktıların başlangıçta öngörülen hedefler ile kıyaslaması yapılmalıdır. Proje kapsamında müşteri bilgilendirmesinde uygulanacak yöntemlerin belirlenmesi, proje ekibi oluşturma şekli, finansman programı gibi parametrelerin de doğru belirlenmesi gerekir.

Proje bazlı uygulamalar için hazırlanacak iş planları, işletmelerin öncelikle belirlenen hedeflere odaklanmasını sağlayacaktır. Ayrıca işletmeler açısından, hazırlanan iş planları, uygulanacak projeler için finans sahipleri ve yatırımcılar için de güvenilirlik göstergesi olarak kabul edileceği gibi aynı zamanda potansiyel problem kaynaklarının önceden tespit edilmesine yardımcı olacak ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır.

Sonuç olarak bir sorunun kalıcı olarak giderilmesi veya bir fikrin hayata geçirilmesinde proje bazlı çözümler üretmek gerektiği çok açıktır. Bu bağlamda projenin hayata geçirilmesi için uygun ve uygulanabilir bir iş planının hazırlanması, belirlenmiş hedeflere ulaşılmasında itici güç olacağı gibi iş gücü, malzeme ve finans gibi kaynak kayıpları ile gereksiz israfın da önüne geçilmesini sağlayacaktır.

İş hayatında yapılan tüm araştırmalarda proje bazlı yaklaşımlara ve planlama kültürüne sahip olan şirketlerin daha hızlı büyüdüğü, daha az hata yaptıkları ve daha başarılı oldukları gözlenmektedir.

Son söz;

• “Güne başlarken iş planı için ayrılacak yirmi dakika, günlük periyotta size iki saat kazandıracaktır.”
• “İş planları ne kadar ayrıntılı ve gerçekçi olursa, işletmenin başarısı o kadar yüksek olur.”