Ticari hayatta her türlü  satın alma işlemi ile ilgili olarak “bir mal alırken kazanılır, satarken değil” söylemi kabul gören ve çok sık kullanılan bir kavramdır. Bu kavramın aynı zamanda tüm satın alma işlemlerinin öznesi olarak görüldüğü de söylenebilir.

Genel bir yaklaşım olarak ürün kalitesini artırmak ve ürünü oluşturan tüm bileşenlerin maliyetlerini kontrol altına almak amacıyla kurgulanacak tedarik yönetim sistemi, işletmelerin karlılığını artıracağı gibi geleceğe güvenle bakmasını da sağlayacaktır.

Her seviyedeki kurum ve kuruluş için satın alma işlemi farklılık göstermekle birlikte hepsinin ortak paydası ise ihtiyaçlarını avantajlı koşullarda tedarik etmektir. Genel anlamda işletmeler açısından tedarikçilere bakıldığında, talep edilecek ürünle ilgili olarak fiyatın makul olması, tanımlanan kalite gereksiniminin karşılanabilirliği ile miktarsal açıdan teslim edebilme yeteneği gibi hususların önem kazandığı görülmektedir.

Ürün maliyetinin oluşumunda en önemli bileşenin malzeme olduğu dikkate alındığında işletmelerin rekabet ortamında rakipleri ile yarışabilmesi için etkin bir tedarik yönetim sistemini kurması ve uygulaması hayati derecede önem taşımaktadır.

Genel olarak tedarikçi yönetim sistemi, tanımlanmış girdi malzeme ve hammaddeleri kullanarak nihai ürün ve hizmet üretiminden müşteri memnuniyetine kadar olan tüm iş süreçlerinin yönetilmesini sağlar. Diğer bir anlatış şekil ile tedarik yönetim sistemi asgari olarak, bütçe bazlı kaynak planlaması, Ar-Ge, üretim, kalite kontrol, stok kontrol ve sevkiyat faaliyetlerinin bütünü olarak da ifade edilmektedir.

İşletmelerde yeni tedarikçilerin onaylanması ile desteklenmesi, mevcut tedarikçilerle var olan ilişkilerin planlanması, performans ölçütlerinin belirlenmesi ile tedarikçileri izlemek amaçlı takip sistemlerinin oluşturulması gibi konularda tedarik yönetim sisteminin katkısı büyük olacaktır.

Küresel anlamda, bir tedarik yönetim sisteminden beklenen faydanın sağlanabilmesi için tedarik işlemi ile ilgili her aşamanın tanımlanması gerekmektedir. Bu kapsamda tedarikçi seçimine yönelik ilkelerin belirlenmesi ve üretim aşaması, kalite kontrol kriterleri ile sevkiyat ve stoklama gibi süreçleri anlaşılır bir şekilde tanımlamak hata yapma riskini azaltacaktır.

Etkili bir tedarik yönetimi işletmelere üretimin ve sevkiyatın planlandığı şekilde sürdürülmesini sağlayacağı gibi stokların kontrol altında olması açısından israfı da önleyecektir. Böylece aşırı stok ve israfın önlenmesi ile üretim maliyetleri aşağı çekilecek ve böylece işletmelerin rekabet gücü de artmış olacaktır.

Sistem tasarımcıları tarafından, tedarik yönetim sisteminin aynı zamanda tedarik zinciri yönetimini de kapsayacak şekilde kurgulanması gerektiği ifade edilmektedir. Tüketim anlamında giderek artan ihtiyaçlar, rekabetin şiddeti ile birlikte üretimin hızını da artıracaktır. Üretimin hızının artmış olması, aynı zamanda  ürünü oluşturan bileşenlerin tedarik sürelerini de etkileyecektir. Sonuç olarak tedarik zincirini, hammadde tedarikinden müşteriye kadar oluşacak bir çevrimin bütünü şeklinde ifade etmek doğru bir yaklaşım olacaktır.

Tedarik zincirinde olası risklerin doğru tespit edilmesi ve yönetilmesi ile ilgili yayınlanmış olan standartlar, öncelikle tedarik zincir güvenliğini esas almaktadır. Ürün veya hizmet üreten işletmeler açısından üretimin sürdürülebilirliği ile müşteri memnuniyetinin sağlanmasında olası risklerin minimize edilmesi ile üretimin olumsuz olarak etkilenmesini önleyecek yöntemlerin uygulanması hayati derecede önemli olacaktır.

Tedarik yönetimi sisteminde sorunların kaynağında çözülmesi yaklaşımı tedarikçi kaynaklı hataları minimize edeceği gibi işletmelerin güvenilirliğini ve itibarını da artıracaktır. Bu yaklaşım gereğince önleyici faaliyet uygulamaları önem kazanacak ve bu uygulamalar ile de malzeme israfı ve zaman kayıpları ortadan kalkacağı için ürün maliyetlerinde önemli avantajlar elde edilecektir..

Sonuç olarak; Ürün veya hizmet üreten işletmeler açısından tedarik yönetim sisteminden maksimum faydanın sağlanabilmesi için, tedarik edilecek malzemelerle ilgili tüm bilgi ve gereksinimler, ilgili dokümanlarda yanlış anlaşılmaya fırsat vermeyecek şekilde açık ve net olarak tanımlanmalıdır. Aynı zamanda tedarikçilere yönelik olarak, tedarik edilecek malzemenin nihai ürün üzerindeki etkisi ile ilgili bilgi paylaşımı yapılması, hatasız sevkiyat ve ürün geliştirme kapsamında faydalı olacaktır.

Ayrıca, işletmelerde oluşturulması hedeflenen tedarik yönetim sisteminin, tüm iş süreçlerinin koordinasyonunu sağlayacak şekilde kurgulanması gerektiği de unutulmamalıdır.

Son söz;

• “Etkili bir tedarik yönetim sistemi hataları, atıkları, gereksiz tekrarlamaları ve yavaşlamaları önler.”