Çalışma hayatında çok sık kullanılan yetki kavramı, bir görevi belirlenmiş şartlarla yürütmeyi sağlamak amacıyla yöneticilere verilen bir hak veya güç olarak tanımlanmaktadır. Sorumluluk ise yönetim erkini kullanan çalışanların, kendi yetki alanlarında meydana gelecek her türlü olayın sonuçlarını üstlenmesi ile gerektiğinde hesap verebilecek konumda olması gerektiği şeklinde ifade edilmektedir.

İş hayatında yetki ve sorumluluğu kapsayan görev tanımlarının, çalışanların iş süreçlerine daha fazla katkı vermelerinin sağlanması amacıyla sürekli geliştirildiğine şahit olunmaktadır. Gelişen kalite anlayışının bir göstergesi olarak, geçmişten günümüze gelişen teknolojiye de bağlı olarak iş süreçlerinin her aşamasının yüzde yüz kontrol edilmesi yaklaşımının terk edildiği ve bunun yerine çalışana güveni esas alan total kalite anlayış ilkelerinin ön plana çıktığı gözlenmektedir.

Diğer bir anlatım şekli ile işletmelerde, iyi kurgulanmış bir sistem içerisinde çalışanlara güven yaklaşımını esas alan yetki ve sorumluluk tanımlamaları, çalışma hayatında olası hata yapma riskleri ile iş gücü kayıplarını azaltacağı gibi verimlilik artışını da sağlayacağı çok açıktır.

İş hayatının öznesi kabul edilen çalışanların karar verme süreçlerindeki etkinliğinin giderek artması ile birlikte günümüz yönetim ve üretim anlayışının da farklı bir boyut kazandığı görülmektedir.  Bu durum aynı zamanda yönetim guruları tarafından özellikle vurgulanan “odağında insan olmayan sistemlerin başarılı olamayacağı” yaklaşımını da doğrulamaktadır.

Görev tanımlamaları kurum kültürünün önemli bir bileşeni olarak gelişen teknolojiye ve çalışma koşullarına göre sürekli güncel tutulmalıdır. Bu bağlamda organizasyon yapısı içerisinde görev yapacak çalışanların yetki ve sorumluluk tanımlamaları ile her durumda iş süreçlerini olumsuz etkileyecek bariyerlerin oluşmasının önüne geçilmesi de hedeflenmelidir.

Genel bir yaklaşım olarak gerekli eğitim alt yapısına sahip ve yürüteceği görevle ilgili yetki kapsamı tanımlanmış, bilgi ve donanım sahibi çalışanların, çalıştıkları kurumlara sağlayacakları katma değerin maksimum seviyede olacağı da aşikardır.

Bu bağlamda, görev tanımlamaları yapılırken dikkat edilmesi gereken diğer bir husus da, yetki tanımının yanlış veya hatalı anlamayı önleyecek şekilde sınırlarının açık ve net olması gerekliliğidir. Aynı zamanda yetki devri yapılacak kişinin yetkinliği de mutlaka göz önüne alınmalıdır.

Rekabetçi bir ortamda yarışmacı kimliği ile ön planda olan kurum ve kuruluşlarda yönetim erkini kullanan çalışanların, yetkilendirme açısından daha etkili ve güçlü kılındığı gözlenmektedir. Bu bağlamda güçlendirilmiş yetkilerle donatılan yöneticilerin, işletme yönetimi tarafından verilmiş olan kararları uygulayıcı konumdaki alt birimlere en az kayıpla iletmesi ve denetlemesi beklenir.

Amaca uygun bir şekilde yapılmış görev, yetki ve sorumluluk tanımlamaları özellikle karar vericiler ile birlikte tüm çalışanların, aidiyet duygularını artıracağı gibi müşteri memnuniyetinin sağlanmasının ötesinde, kurumların rekabet gücünün artmasına da  katkı vereceklerdir.

Kurumsallaşma sürecini tamamlamış kurum veya kuruluşlar açısından başarının temelinde yetki ve sorumluluğun birbirini dengeleyecek şekilde tanımlanmış olması gerçeği yattığı da unutulmamalıdır.

Yetki devrinin, işletmelerin süreç içerisinde karşılaşacakları olumlu veya olumsuz her olay karşısındaki duruşları ile teknolojik anlamda iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerine güçlü destek vermeyi de kapsayacak şekilde olması gerekir.

İşletmelerde görev, yetki ve sorumluluk tanımlanması yapılırken hatasızlığın hedeflenmesi yerine, “iş yapılan yerde hata olabilir” yaklaşımı her zaman hatırda tutulmalı ve bu doğrultuda stratejiler belirlenmelidir. Bu bağlamda gerek ürün veya gerekse hizmet üreten kurum ve kuruluşlar da yönetim erkini kullanan çalışanlar, işletme yönetimi tarafından yetkilerini kullanmaları anlamında teşvik edilirken, aynı zamanda hata yapma şanslarının olabileceği gerçeği de çalışanlara hatırlatılmalıdır. Diğer bir anlatım şekli ile tecrübenin yapılan hatalarla doğru orantılı olacağı gerçeği hiçbir zaman unutulmamalıdır.

Sonuç olarak, ürün veya hizmet üreten kurum ve kuruluşlarda çalışanlara yönelik yapılacak yetki ve sorumluk tanımlamaları, iş ortamında oluşacak yetki çatışması ile belirsizlikleri ortadan kaldıracağı gibi çalışan motivasyonunu da artıracaktır. Bu durum aynı zamanda disipline edilmiş bir çalışma ortamının oluşmasını sağlayacağı gibi kurumlarda verimlilik artışı ile birlikte gelişmeyi de sürekli kılacak ve iş ortamındaki çalışma konforunun artmasına katkı verecektir.

 Son söz;

• “İş hayatında, çalışanların sorumlu tutulabilmesi için öncelikle görev ve yetki tanımlamalarının yapılması gerekir.”
• “İşin nasıl yapılacağını tanımlamak, işin tamamlanacağının bir kanıtıdır.”